La deuxième semaine de confinement commence ! Allez, plus que 3 !… ou 4 !…ou 5 !?
Certes, personne ne sait pas combien de temps cette période va durer, mais ce que l’on sait, c’est que certains projets doivent continuer à avancer.
Cette période si particulière nous oblige à revoir notre organisation personnelle et l’organisation des équipes, mais elle peut également nous permettre de découvrir de nouveaux modes et outils de gestion de projet qui pourront se révéler aussi très utiles quand tout sera revenu à la normale (un jour … !)
Gérer un projet : la collaboration le nerf de la guerre !
La réussite d’un projet dépend de nombreux facteurs certes, mais une bonne collaboration entre les membres de l’équipe me semble un élément déterminant.
Collaborer à distance cela veut dire :
- S’assurer que le "scope" du projet est bien partagé par tous les membres de l’équipe, et ce à toutes les étapes
- S’assurer que chaque membre de l’équipe connaît ses objectifs et qu’il a les moyens de les réaliser
- Maximiser la collaboration asynchrone
- Garder la motivation et le moral des troupes !
1/ S’assurer que le "scope" du projet est bien partagé par tous
Un projet est une matière vivante et à chaque étape celui-ci peut être amené à évoluer. Quand on collabore à distance, il est essentiel que chaque membre du projet soit pleinement conscient de l’avancée de celui-ci ou de l’évolution éventuelle d’une partie du projet. Cela veut dire permettre à chacun d’avoir une bonne visibilité sur les différents éléments du projet : tâches, planning, ressources, budget.
En plus d’un kick-off de début de projet, il s’agit de très régulièrement communiquer avec tous les membres de l’équipe sur l’objectif, les phases (ou sprints), les livrables.
En début de semaine et à un rythme régulier lors des calls ou visio regroupant les membres de l’équipe, rappeler où on en est, les livrables attendus et le planning prévu. Si un élément du projet vient à changer, chacun doit en être informé et pouvoir évaluer l’impact sur ses propres tâches. Ce moment d’échanger doit également permettre d’évoquer les risques de décalage, les questions en suspens qui pourraient affecter un élément du projet.
En termes d’outil, Trello est pour cela très utile et efficace. Il permet de découper le projet ou phase du projet en tâches, de les attribuer aux membres de l’équipe et de suivre leur progression (à réaliser, en cours, réalisé). Utiliser Trello pour le suivi des tâches et balayer les colonnes « en cours » et « à réaliser » au cours de ces calls.
2/ S’assurer que chaque membre de l’équipe connaît ses objectifs et qu’il a les moyens de les réaliser
Dans la gestion de projet à distance, il faut que chaque membre de l’équipe puisse être en mesure de réaliser ses objectifs. Cela suppose que chaque membre de l’équipe est bien au clair sur ce qu’il a à réaliser. Là encore, Trello peut être très utile.
Un document de reporting peut également être facilement mis en place pour chaque membre de l’équipe (un simple google doc fait l’affaire), qui servira de support lors des calls en one to one. Il s’agit pour le manager de bien veiller à ce que chaque membre de l’équipe ait les moyens de réaliser ses tâches et donc communiquer régulièrement au travers de points téléphoniques ou de visios hebdo ou bi-hebdo, comme vu dans le précédent article, en dédiant une partie du call aux freins ou obstacles que le collaborateur pourrait rencontrer. C’est le rôle du manager ou du chef de projet de s’assurer que ces freins ou obstacles trouvent une solution.
3/ Maximiser la collaboration asynchrone
Collaborer à distance cela ne veut pas dire passer ses journées en visio ou en call ! Tout au contraire ! Cette collaboration à distance permet à chacun de se concentrer sur ses tâches sans être interrompu, et de travailler aux moments où il est le plus efficace. Il faut mettre la distance à profit pour permettre à l’équipe d’être finalement plus productive. Un outil comme slack peut être utilisé pour communiquer entre membres de l’équipe, chacun devant s’assurer de consulter les fils principaux à plusieurs reprises au moment de la journée.
4/ Garder la motivation et le moral des troupes !
Pas évident de préserver la motivation de tous quand l’équipe ne peut se rencontrer et échanger de façon informelle.
Pas évident non plus pour un manager à distance de déceler les moments de baisse de moral des collaborateurs.
En ce qui concerne la motivation, faites preuve de créativité et adaptez les usages aux besoins et à la culture de vos équipes. Certaines équipes, même à distance, gardent le rituel du café (ou de l’apéro du vendredi soir) en se connectant 10 mn en visio :chaque matin pour échanger de façon informelle. Encouragez ce genre d’initiatives et jouez le jeu.
En enfin, soyez efficace, mais avec humour ! La communication à distance tend à rendre les échanges très directs et efficaces. On va plus facilement à l’essentiel que ce soit par mail ou en call, alors un zeste d’humour par ci par là ça fait du bien, ça détend l’atmosphère et ça resserre les liens !
Des bonnes pratiques, des idées pour collaborer à distance ? N’hésitez pas à les partager!
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