Alors que le confinement se met en place et que chacun s’organise peu à peu avec cette nouvelle vie, les difficultés liés au management à distance dans ce nouveau contexte commencent à poindre à l’horizon pour certains cadres.
Trouver le bon équilibre entre le maintien du lien dans les équipes et l’autonomie de chacun, organiser à distance la mise en œuvre des projets en cours, maintenir un rythme malgré les conditions de travail en home office souvent couplées d’une garde d’enfants pas toujours simple à gérer, autant de nouvelles situations auxquelles les managers se retrouvent confrontés depuis quelques jours.
Voici donc quelques bonnes pratiques issues de mon expérience de gestion de projet « en remote » depuis maintenant plus de trois ans, et d’une sélection d’articles et d’expériences vécues partagées par mon réseau.
N’hésitez pas à m’envoyer vos commentaires ou bonnes pratiques pour enrichir les prochains articles !
1ère partie : Je lâche du lest ou je maintiens le lien à tout prix ?
A mon sens le plus difficile dans le management à distance, et ce d’autant plus que l’équipe est nombreuse, est de trouver le bon équilibre entre l’autonomie de chacun dans son travail et le besoin de maintenir une proximité entre les collaborateurs.
- Respecter l’autonomie de chacun : l’objectif du travail à distance est d’éviter les interruptions intempestives et de faire confiance à son équipe ! En tant que manager, il s’agit de ne pas considérer que vos collaborateurs sont disponibles à tout moment, qu’ils peuvent être joints sans limite par mail, whatsapp, téléphone, messenger, slack, pigeon voyageur… Et cela vaut également pour le manager qui doit, certes, se rendre disponible pour ses équipes mais qui ne pourra pas passer ses journées à répondre aux sollicitations sous peine de se laisser déborder assez rapidement.
- Maintenir la cohésion d’équipe et le lien entre les collaborateurs : le travail à distance peut rapidement engendrer un sentiment de solitude, voire de déprime, surtout lorsque ce mode de travail n’est pas habituel. Plus de pauses café, plus d’échanges informels ou de fous rires en réunion, se retrouver seul devant son écran peut très vite devenir pénible, voire anxiogène !
Alors c’est quoi le bon rythme ?
- A minima, instaurer une ou deux visios (ou calls) par semaine avec l’ensemble de l’équipe (bien évidemment tout dépend de la taille de l’équipe) afin de faire le point sur les projets en cours. Le bon timing ? Une visio le lundi matin pour faire le point sur les projets de la semaine et une vision le mercredi matin pour échanger sur l’avancée des projets.
- La bonne pratique : commencer chaque call ou visio par un point « météo » sur le moral de chacun. Cela permet à chacun de prendre conscience de son humeur et au groupe de s’adapter en conséquence.
- Si possible, instaurer un call ou visio hebdomadaire avec chacun de vos collaborateurs directs. Ce call doit servir à faire le point sur les projets mais doit également (et peut être surtout) être un moment d’échange informel dont tout le monde a besoin.
- Etablir en équipe des créneaux où chacun doit être joignable : par exemple 9h-12h et 14h-16h. Cela permet à chacun de s’organiser pour la gestion de la vie quotidienne qui vient s’ajouter à la vie professionnelle comme c’est le cas en ce moment.
- Motiver chaque call ou réunion de travail par un objectif clair : quand on travaille à distance et que les calls et visios s’enchaînent il n’y a rien de plus désagréable que les réunions non préparées dans lesquelles tout le monde perd son temps. Un call = un ordre du jour = un timing = un livrable ou des next steps
- Cadrer les moyens de communication : établir ensemble des règles pour éviter de se retrouver noyés de messages. Par exemple : envoi de mails pour les messages destinés à toute l’équipe et utilisation de slack pour les discussions one to one.
Et pour finir, la règle d’or : s’adapter aux besoins de ses collaborateurs !
Certains auront envie de communiquer / de partager leur quotidien, alors que d’autres auront tendance à travailler plus en autonomie. Il s’agit de faire preuve de flexibilité et de s’adapter aux besoins de chacun dans un cadre idéalement défini en commun.
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